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Gestion de Almacenes

El costo de la programación manual del muelle

14 llamadas perdidas, 11 nuevos correos electrónicos y todo eso mientras estabas fuera para almorzar. ¿Suena familiar? Entonces, nuestra suposición es que todavía estás reservando los muelles de carga de una manera tradicional: haciendo llamadas telefónicas, enviando correos electrónicos y esperando confirmaciones. La programación manual de muelles es un clásico, pero 9 de cada 10 especialistas en logística y gestión de almacenes dirán que puede ser una tarea tediosa y estresante.

El costo de la programación manual del muelle

Te sorprendería cuántos centros de distribución, tiendas y almacenes aún dependen de la programación manual de muelles y justifican los costos adicionales que conlleva. Inclusive cuando los portales web para la programación de muelles están ganando aceptación rápidamente por parte de los receptores y transportistas de todo el mundo, la realidad es que la mayoría de las reservas aún se realizan de forma manual.

Hemos preparado un resumen de los costos adicionales que provienen de la programación manual del muelle. Esperamos que ayude a más transportistas y destinatarios a comprender los costos totales de la programación manual de muelles.

Perspectiva de los receptores

El costo de la programación manual del muelle

Cualquiera que haya recibido llamadas telefónicas y respondido correos electrónicos para reservar un muelle para camiones entrantes le puede decir que es una tarea que requiere mucho trabajo (y que preferiría hacer otra cosa ya que un almacén no es un centro de llamadas).

Tomemos, por ejemplo, el área de recepción de una tienda mediana. Por lo general, los trabajadores en el área de recepción tienen que hacer todo: descargar contenedores, responsabilizarse por los transportistas , procesar la carga cuando llega y también atender llamadas para reservar un muelle para un próximo envío.

Pongamos un ejemplo práctico. Un trabajador está usando un montacargas para descargar el tráiler, escucha el teléfono sonando, detiene el montacargas, corre hacia el teléfono y anota los detalles del próximo envío. Luego vuelve a subirse al montacarga y sigue descargando el remolque hasta que vuelve a sonar el teléfono. Y así transcurre el día con constantes interrupciones. Sí, no todas las instalaciones requieren trabajadores que hagan todo y algunas tienen responsabilidades específicas, pero sigue siendo una práctica muy común.

Tales interrupciones y multitarea solo pueden conducir a ineficiencias en lo que estaba haciendo el trabajador. Por ejemplo, si una interrupción de este tipo dura 10 minutos y recibe al menos una docena de llamadas al día, suma 2 horas, lo que después de 5 días hábiles termina siendo 10 horas. En teoría, esto significa más horas de trabajo y mayores costos operativos. Pero en la práctica, estas horas se suelen considerar como una cosa más que tienes que hacer sin darte cuenta de cuánto tiempo lleva realmente. Al final, todo recae en el trabajador del almacén y ejerce una presión adicional para completar todo a tiempo.

El costo de la programación manual del muelle

No olvidemos el hecho de que todas estas prisas y carreras crean las condiciones perfectas para que ocurra un accidente laboral. Caídas, resbalones, tropezones y colisiones con montacargas son los accidentes más comunes en el almacén. Distraerse mientras se conduce un montacarga o correr por el almacén para contestar un teléfono no hace que el almacén sea más seguro.

Los procesos de programación manual cuestan a los destinatarios la visibilidad de sus operaciones. Es como trabajar en la oscuridad porque nunca puedes ver la imágen completa. Es posible que sepa cuándo llegarán los envíos entrantes, algunos transportistas pueden tener citas permanentes y puede intentar predecir el tráfico para algunos días de la semana, pero en el momento en que algo cambia, su plan queda obsoleto. Si un transportista quiere adelantar una reserva unas horas o de repente recibe un camión que tiene una fecha límite estricta para cuando debe estar listo, reajustar los planes manualmente, sin comprometer otras reservas, puede ser un desafío. Siempre que las reservas lleguen a través de llamadas telefónicas y correos electrónicos, la visibilidad de las operaciones se ve afectada, ya que no hay una vista en tiempo real de todas las reservas y sus limitaciones.

La mala visibilidad de las operaciones complica la planificación de los trabajadores. Tener trabajadores entrando y sin camiones para cargar no es una situación ideal para los negocios. Lo mismo que mantenerlos fuera de horario y pagar horas extras porque todavía hay que descargar los camiones.

Con procesos de programación manual y datos en varios formatos, es difícil analizar, buscar tendencias y optimizar las operaciones. No olvidemos que cuando la información se almacena en correos electrónicos, se proporciona por teléfono o se anota en documentos de papel, parte de ella puede perderse o distorsionarse fácilmente. No hace falta decir que la credibilidad y la trazabilidad de la información son críticas, especialmente cuando algo sale mal.

La programación manual de los andenes

La programación manual de los andenes a menudo da como resultado una mala organización de los horarios, que es una de las causas más frecuentes de las congestiones de camiones en el almacén. Y estas congestiones provocan detenciones de camiones que son costosas y salen del bolsillo del receptor. Hemos explorado el tema de la congestión y detención de camiones en nuestro artículo anterior aquí.

Los costos totales de la programación manual del muelle para los receptores generan:

  • Mala visibilidad de las operaciones
  • Horas de trabajo adicionales
  • Reducción de la eficiencia de otras tareas
  • Mayor riesgo de accidentes de seguridad
  • Organización ineficiente de los horarios de los muelles
  • Planificación de la mano de obra complicada
  • Seguimiento pobre de rendimiento

La digitalización de la gestión del almacén elimina la mayoría de los factores de coste del proceso de programación de muelles.

El costo de la programación manual del muelle

Perspectiva de los transportistas

Para los transportistas, la programación manual de muelles juega un papel importante en sus operaciones diarias. Ellos son los que deben hacer innumerables llamadas telefónicas y enviar innumerables correos electrónicos. En un mundo perfecto, los receptores responderían a las llamadas y correos electrónicos en el primer intento y darían toda la información de inmediato. Sin embargo, varias estimaciones y encuestas muestran que, en promedio, se tarda de 1 a 4 horas en obtener una respuesta o una reserva de muelle confirmada.

Si hace 5 años podía presentarse sin reserva y aun así procesar su carga, hoy todo es diferente. Las reservas, ya sean manuales o a través de portales web, son obligatorias. Si su camión aparece sin uno o pierde el horario acordado, debe de estar preparado para esperar. Después de que se hayan procesado todos los demás envíos, eventualmente llegará su turno, pero puede demorar una hora o incluso todo el día.

Las respuestas tardías crean un efecto dominó y retrasan la planificación de rutas diarias y otras actividades de organización de la carga. Cuando los camiones esperan o circulan medio vacíos, los transportistas no ganan tanto dinero como podrían. Y cuando las reservas se hacen al instante, a través de portales web especializados, los transportistas pueden planificar mejor sus rutas, más rápido y lo más importante les permite maximizar las cargas en los remolques. Nuestra experiencia muestra que los transportistas aceptan con gusto y rápidamente comienzan a utilizar las plataformas de programación de muelles proporcionadas por sus clientes.

Solución beneficiosa para todos: plataforma de programación de muelles

La buena noticia es que los transportistas y los receptores pueden convertir rápidamente los costos adicionales de la programación manual de muelles en beneficios tangibles con nuestra plataforma de programación de muelles. Con él, todas las partes ganan: los receptores pueden optimizar sus procesos y evitar costos innecesarios, y los transportistas pueden maximizar su eficiencia. Esto es lo que dicen nuestros clientes:

“Comenzamos a usar la herramienta de programación de muelles recientemente, y vimos el resultado en los primeros días. Una herramienta práctica de gestión que ha ayudado a optimizar el proceso y ofrece una visión clara del rendimiento de carga/descarga del almacén”. - Justė P., gerente de desarrollo comercial, Granulės

¿No utiliza una plataforma de programación de muelles para sus operaciones? Reserve una llamada rápida con nuestro experto y le demostraremos cómo podría beneficiar sus operaciones.

GoRamp es un socio de confianza de los líderes de la industria.

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